Ο φορέας υγείας δεν παύει να είναι μια επιχείρηση με έσοδα, έξοδα, οικονομικές καταστάσεις, χρεώσεις, πιστώσεις και υποχρεώσεις απέναντι στις αρμόδιες Αρχές. Μάλιστα, λόγω του πλήθους των ασθενών που εξυπηρετεί, των προμηθευτών με τους οποίους συνεργάζεται και των εργαζομένων που απασχολεί, ο όγκος των σχετικών δεδομένων είναι πολύ μεγάλος. Συνεπώς, η λογιστική παρακολούθηση πρέπει να γίνεται με συνέπεια και ακρίβεια. Το υποσύστημα χρηματοοικονομικής λογιστικής επιτρέπει τη δημιουργία λογιστικών σχεδίων κάθε μορφής και τη χρήση τους για διπλογραφική τήρηση βιβλίων.
Στα πλαίσια της οικονομικής διαχείρισης, το DataLife ανταποκρίνεται και στις ανάγκες διαβίβασης στοιχείων στην Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων μέσω του myDATA. Οι αποδείξεις και τα τιμολόγια που εκδίδουν οι φορείς υγείας αποστέλλονται με ένα κλικ στην ΑΑΔΕ. Ως εμπορικό /λογιστικό πρόγραμμα (ERP), το DataLife συνδέεται με το myDATA μέσω της ειδικής διεπαφής για την ανταλλαγή δεδομένων (API).
Δυνατότητες
- Αυτοματοποιήσεις: Χάρη στις δυνατότητες παραμετροποίησης, το πρόγραμμα μετατρέπει κάθε παραστατικό σε συναλλαγή με το πάτημα ενός κουμπιού. Ενδεικτικά, ο χρήστης καταχωρεί μια απόδειξη είπραξης ή μια απόδειξη παροχής υπηρεσιών, πατάει το κουμπί «Έκδοση» και το DataLife δημιουργεί την ανάλογη κίνηση συναλλαγής. Επιπλέον, ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει πρότυπα συναλλαγών με τα οποία καταχωρεί γρηγορότερα τα εισερχόμενα παραστατικά ή εκτελεί άλλες λογιστικές εργασίες. Ορισμένα από τα πρότυπα που χρησιμοποιούνται συχνά είναι: μισθοδοσία, πληρωμή προμηθευτή, είσπραξη από πελάτη, τηλεφωνία, ύδρευση κ.λπ.. Με τις κατάλληλες παραμέτρους, τα πρότυπα συναλλαγών είναι σε θέση να υπολογίσουν αυτόματα τέλη και φόρους, να συμπεριλάβουν τις αξίες στην κατάσταση ΚΕΠΥΟ κ.ά.
- Μητρώο συναλλασσόμενων: Πρόκειται για τα στοιχεία όλων των νομικών και φυσικών προσώπων με τα οποία έχει οικονομικές συναλλαγές η κλινική ή το νοσοκομείο. Η καρτέλα κάθε συναλλασσόμενου περιλαμβάνει πληροφορίες όπως τα φορολογικά στοιχεία, τραπεζικοί λογαριασμοί, στοιχεία επικοινωνίας κ.ά. Επιπλέον, με τη χρήση του Α.Φ.Μ. υποστηρίζεται η αυτόματη άντληση στοιχείων της επιχείρησης όπως κωδικοί δραστηριότητας, νομική μορφή, αριθμός Γ.Ε.ΜΗ. και ημερομηνία έναρξης εργασιών.
- Φορολογική σήμανση παραστατικών: Στα πλαίσια της υποχρέωσης απεικόνισης συναλλαγών, ορισμένες επιχειρήσεις εκδίδουν παραστατικά μέσω φορολογικού μηχανισμού. Το DataLife πληροί όλες τις απαραίτητες προδιαγραφές ΕΑΔΦΣΣ για τη φορολογική σήμανση των παραστατικών.
- Υπόλοιπα ασθενών: Κάθε ασθενής που συμμετέχει στο κόστος νοσηλείας διαθέτει τον λογαριασμό του στο λογιστικό σχέδιο. Με κάθε έκδοση παραστατικού στο όνομά του, ο λογαριασμός πιστώνεται ή χρεώνεται κατά περίπτωση. Έτσι, η κλινική γνωρίζει ανά πάσα στιγμή οποιαδήποτε εκκρεμότητα. Μάλιστα, σε περίπτωση που συνεργάζεται με εξωτερικό λογιστή, μπορεί να μεταφέρει μόνο τα υπόλοιπα των ασθενών στο τέλος του μήνα για την ενιαία λογιστική παρακολούθηση της επιχείρησης.