Στις κλινικές αλλά και στις μονάδες φροντίδας ηλικιωμένων απασχολούνται πολλά άτομα με διαφορετικούς ρόλους όπως ιατροί, θεραπευτές, νοσηλευτές, φροντιστές, ψυχολόγοι, κοινωνικοί λειτουργοί κ.λπ.. Στα πλαίσια της νοσηλείας παρέχονται εξειδικευμένες ιατρικές υπηρεσίες όπως φυσικοθεραπεία, εργοθεραπεία, λογοθεραπεία, δημιουργική απασχόληση κ.λπ. σε ατομικά ή ομαδικά προγράμματα. Επιπλέον, συχνά οργανώνονται εξωτερικές δραστηριότητες, προγραμματισμένες επισκέψεις στο νοσοκομείο και πολλά άλλα. Ο συντονισμός και η οργάνωση των ασθενών και των εργαζόμενων που συμμετέχουν στις δραστηριότητες αυτές αποτελεί καθοριστικό παράγοντα για την παροχή υπηρεσιών υψηλής ποιότητας.
Το υποσύστημα των εργασιών στοχεύει στην άριστη οργάνωση του προσωπικού και στον χρονοπρογραμματισμό με ακρίβεια. Ο φορέας υγείας ορίζει την ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων, τους ρόλους και τους συμμετέχοντες. Ο υπεύθυνος / προϊστάμενος κάθε ομάδας εργαζομένων αναλαμβάνει τη σύνταξη του προγράμματος χρησιμοποιώντας τα εύχρηστα εργαλεία που προσφέρει το DataLife.
Δυνατότητες
- Ημερολόγιο: Το πρόγραμμα εμφανίζεται σε ενιαίο ημερολόγιο στο οποίο οι εργασίες διακρίνονται με διαφορετικό χρώμα. Κάθε εργαζόμενος έχει δικαίωμα πρόσβασης μόνο στις εργασίες όπου συμμετέχει, με εξαίρεση τον υπεύθυνο ο οποίος συντάσσει το πρόγραμμα μιας ή περισσότερων ομάδων. Τέλος, το ημερολόγιο μπορεί να εμφανιστεί σε προβολή ημέρας, εβδομάδας και μήνα.
- Επανάληψη προγράμματος: Για τη διευκόλυνση της καταχώρησης των δεδομένων, υπάρχει η δυνατότητα μαζικής αντιγραφής εργασιών από τη μια ημέρα ή εβδομάδα στην άλλη. Μάλιστα, οι εργασίες μετακινούνται εύκολα με τη μέθοδο drag and drop.
- Πλάνο και παρουσιολόγιο: Ο εργαζόμενος μπορεί να εισάγει το πλάνο της εργασίας καθώς και να ενημερώσει για το ποιοι ασθενείς προσήλθαν στην προγραμματισμένη δραστηριότητα.
Το υποσύστημα εργασιών καλύπτει μια πληθώρα αναγκών που αφορούν τον χρονοπρογραμματισμό μέσα σε μια επιχείρηση με πολλούς εργαζόμενους. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα.
- Βάρδιες νοσηλευτικού τμήματος
- Πρόγραμμα επισκέψεων στο νοσοκομείο με χρήση του ασθενοφόρου του φορέα υγείας
- Οργάνωση εξωτερικών δραστηριοτήτων
- Προγραμματισμός ατομικών συναντήσεων με εξωτερικό συνεργάτη (π.χ. ψυχολόγο, κουρέα)
- Προγραμματισμός θεραπειών σε διαφορετικούς χώρους και μηχανήματα (π.χ. σε μονάδα τεχνητού νεφρού, σε οφθαλμολογικό κέντρο)
Αυτοματοποίηση διαδικασιών
Η νεότερη λειτουργικότητα του DataLife αφορά την αυτοματοποίηση διαδικασιών με τον σχεδιασμό και εκτέλεση διαγραμμάτων ροής εργασίας. Η αυτοματοποίηση ενδείκνυται για διαδικασίες οι οποίες είναι επαναλαμβανόμενες και εμφανίζουν συχνά λάθη ή παραλείψεις.
Η δημιουργία διαγραμμάτων απαιτεί πολύ καλή γνώση του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης, αλλά δεν απαιτεί τη συγγραφή κώδικα. Εξειδικευμένο στέλεχος της DataLife αναλαμβάνει να σχεδιάσει και να υλοποιήσει τα πρώτα διαγράμματα, καθώς και να εκπαιδεύσει τον υπάλληλο του φορέα υγείας ο οποίος θα αναλάβει να τα συντηρεί, και να σχεδιάζει νέα.
Μερικές περιπτώσεις από τη χρήση της αυτοματοποίησης σε πραγματικό κλινικό περιβάλλον είναι οι παρακάτω.
- Υποδοχή νέου ασθενούς/φιλοξενούμενου: Προδιαγράφει τα έγγραφα και τα στοιχεία τα οποία πρέπει να ζητηθούν από την υποδοχή, τα έγγραφα που θα κληθεί να υπογράψει ο συγγενής ή ο τρόφιμος, καθώς και τη σειρά εκτέλεσης των σχετικών εργασιών.
- Ατομική υγιεινή: Προγραμματίζει τις εργασίες της νοσηλευτικής σε ό,τι έχει να κάνει με την καθαριότητα του φιλοξενούμενου, όπως το μπάνιο, η αλλαγή ιματισμού κ.ά. Ο φορέας υγείας ορίζει τα κριτήρια με τα οποία γίνεται ο αυτόματος προγραμματισμός, όπως η συχνότητα και η προτεραιότητα.
Η αυτοματοποίηση εργασιών μπορεί να έχει διάφορες προεκτάσεις, σε ακόμα πιο περίπλοκες διαδικασίες. Η τεχνική ομάδα του DataLife βελτιώνει διαρκώς το νέο υποσύστημα για να ανταποκρίνεται στην εκτέλεση όλο και πιο σύνθετων διαγραμμάτων ροής εργασίας.